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未払い残業代リスクも!テレワークにおける労働時間把握

           
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IPOを目指す企業にとって、未払い残業代リスクは重要なポイントとなります。未払い残業代が生じている可能性があれば未払い残業代を把握・清算し、未払い残業代が発生し得る状態を解消しない限り審査がストップしてしまうということもあり得ます。
重要な未払い残業代リスクの課題について、広く普及してきたテレワークにおける労働時間把握の観点から、解説をします。

1.未払い残業代リスクには、きちんとした労働時間把握が必要
2.労働時間把握の注意点
3.テレワークにおける注意点
4.まとめ

■未払い残業代リスクには、きちんとした労働時間把握が必要

未払い残業代リスクが発生する要因は、割増率を間違えていた、割増算定基礎賃金に参入すべき賃金を含めていなかったというような給与計算が原因となっている場合も多いですが、そもそもの「残業時間として把握すべき時間」の認識を誤っていたというような、労働時間把握方法が問題になっていることも少なくありません。

テレワークは使用者側が働いている状況を現認しにくいという働き方になりますので、労働時間、残業時間を正しく把握するという点については、より一層の注意をしなければなりません。

■労働時間把握の注意点

そもそも労働時間把握方法は、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」により、次のように定められています。

使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によること。
(ア)使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること
(イ)タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること

テレワーク中に、常時Webカメラで勤務しているかどうか現認をするというのは不可能ではありませんが現実的ではなく、テレワークの場合はどうしても労働者から労働時間を申告してもらわなければならない場面が出てきます。

しかし同ガイドラインでは、労働者の自己申告制により労働時間を把握する場合、使用者により労働時間の過少申告を行うよう求めたり、本人の意思に反する改ざんが行われたりしないように実際の労働時間と合致しているかどうか必要に応じて実態調査を行い、労働時間を補正しなければならないと定めています。テレワークにおいては労働時間を自己申告させることが通常となるため、実際の労働時間の実態調査はより重要になります。

■テレワークにおける注意点

テレワークでの未払い残業代リスクは、多くの場合、タイムカードや勤怠打刻システム等の客観的な記録と、労働者の自己申告による労働時間、実際の労働時間それぞれの乖離による残業時間の把握漏れにより起こります。

1.深夜、休日等の就業禁止時間

テレワークは通勤の必要がなく自由に働ける一方、不規則な労働時間になってしまうという弊害も考えられるため、就業規則やテレワーク規程で深夜、休日等の勤務について制限を設け、事前許可制等にしているという会社もあるかと思います。

就業禁止や制限時間を設けている場合、実際には深夜や休日等、制限時間まで労働しないと終わらないような作業を指示している、制限時間にメール送信履歴がある、連絡を求める等、労働していることを客観的に推測できる事実があると、ルール上は就業禁止であっても労働をしていたものと判断されます。また事前許可制の場合も、残業許可回数に制限を設けている、許可を求めさせないような働きかけがある等、実態として制度が形骸化しているような場合も無効とされます。このような場合は、会社が許可していない、禁止にしている時間分の残業手当を支払う必要があります。

パソコンのシャットダウンを忘れる、労働者の申請がなく就業時間外にパソコンをつけてしまう等、とんでもない時間にログが残ることもありますので、従業員への説明も非常に重要となります。

2.中抜け時間

テレワークの利点を活かして、就業時間中に中抜けを認める、休憩時間をずらすことを認める等、フレキシブルな対応を認める会社も増えています。

中抜け時間は給与減額を行わないことで福利厚生とするケースもありますが、中抜け時間は就業時間外としてかわりに終業時間を遅らせるようなケースもあります。この場合、終業時間が遅れることにより上記のような就業禁止時間にかかってしまい、勤怠打刻システムで労働時間が記録されていなかったというようなこともあります。中抜け時間の記録と、労働時間が正しく集計されているかは注意が必要です。正しい労働時間が集計されていないと、未払い残業代が発生してしまう可能性があります。

さらに勤務間インターバル制度を設けている場合、インターバル時間は確保できているか、中抜け時間とインターバル時間を取得したことにより次の始業時刻や遅刻時間は正しくされているか、という点も気を付けないと不正確な労働時間記録や、必要のない遅刻控除が行われてしまうこともあります。

中抜け時間の制度設計について、時間単位の有給休暇や休憩時間一斉適用除外の労使協定が整備できていない、所定労働時間の変更について就業規則の改訂がされていないということもよく見られるケースなので、形式要件も忘れずに対応する必要があります。

3.事業場外みなし労働時間の適用

労働時間の現認が難しいため、テレワーク勤務日は事業場外みなし労働時間制を適用する会社もあります。

事業場外みなし労働時間制の適用が認められるためには「使用者の具体的な指揮監督が及ばず、労働時間を算定することが困難である」という状態でなければなりません。

具体的な指揮監督が及ばないとは、具体的な業務の指示に基づいて業務を行っていないという点はもちろんのこと、情報通信機器を通じて使用者の指示(黙示の場合も含む)に即応する義務がないという点も含まれています。業務自体は指示を受けて行っているが、労働者が自らの意思で情報通信機器の接続や通信可能な状態を離れることができる、ということであれば適用は認められます。

仕事の内容や責任範囲を区別することによって具体的な業務指示を避けることはできたとしても、情報通信技術の向上により労働時間を算定することが困難である、使用者からの指示に即応する義務はない、と説明することはなかなか難しくなっています。

勤務の実態が要件を満たしていないと判断されれば、事業場外みなし労働時間制を適用していない状態での労働時間把握を求められ、未払い残業代が発生することにもなりかねません。

※2020年12月4日更新
12月1日の成長戦略会議でまとめられた実行計画(案)において、テレワークにおける労働時間把握、管理ルール整備の方向性が示されました。
1.深夜・休日等の就業禁止時間
テレワークガイドラインで原則禁止であると理解されている「時間外、休日、深夜労働」について、テレワーク以外の場合と同様とする取扱いとすることを検討する
2.中抜け時間
中抜け時間があったとしても、少なくとも始業時間と終業時間を適正に把握・管理すれば、労働基準法の規制との関係で、問題は無いことを確認する

■まとめ

テレワークにおける労働時間把握の観点から、未払い残業代リスクが生じやすい事例についてご紹介しました。労働環境の変化に応じて新しい労務管理が必要となりますが、未払い残業代、労務トラブルが発生しないように注意点をご確認いただければと思います。

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